Doanh nghiệp không cần viết một bản yêu cầu kỹ thuật dài mới có thể trao đổi với đơn vị thiết kế web. Tuy nhiên, nếu chỉ nói “muốn làm một website chuyên nghiệp”, bên tư vấn sẽ khó xác định cần làm những trang nào, chức năng nào và phần việc nào thuộc về mỗi bên. Một bộ thông tin ngắn, rõ mục tiêu sẽ giúp buổi làm việc đi vào phương án cụ thể hơn.
Trước tiên, hãy xác định website phục vụ mục đích chính nào: giới thiệu năng lực doanh nghiệp, nhận yêu cầu tư vấn hay bán sản phẩm trực tuyến. Mỗi mục đích dẫn đến cách tổ chức nội dung và chức năng khác nhau. Website nhận khách hàng tư vấn cần trình bày dịch vụ và cách liên hệ rõ ràng; website bán hàng còn cần giúp khách tìm sản phẩm và thực hiện đơn hàng.
Tiếp theo, mô tả ngắn gọn ai sẽ truy cập website và họ thường cần thông tin gì. Chẳng hạn, khách mua hàng muốn xem đặc điểm sản phẩm, còn đối tác doanh nghiệp có thể quan tâm đến năng lực thực hiện và các dự án đã triển khai. Không cần dự đoán mọi hành vi của người dùng; chỉ cần nêu những việc quan trọng mà website phải hỗ trợ.
Doanh nghiệp nên tách yêu cầu thành hai nhóm: chức năng cần có khi ra mắt và chức năng có thể bổ sung sau. Cách phân chia này giúp đơn vị thiết kế đề xuất phạm vi phù hợp với ngân sách hiện tại, đồng thời tính đến khả năng mở rộng.
Một thư mục tài liệu ban đầu có thể gồm logo, màu sắc thương hiệu, thông tin giới thiệu công ty, danh sách dịch vụ hoặc sản phẩm, hình ảnh và thông tin liên hệ. Nếu đã có brochure, hồ sơ năng lực hoặc nội dung đang dùng trên mạng xã hội, doanh nghiệp cũng có thể gửi để đơn vị thiết kế hiểu cách thương hiệu giới thiệu mình.
Hãy đánh dấu rõ tài liệu nào đã sẵn sàng và phần nào chưa có. Ví dụ, doanh nghiệp có ảnh sản phẩm nhưng chưa viết mô tả, hoặc đã có nội dung dịch vụ nhưng cần biên tập lại cho website. Từ đó, hai bên mới xác định được ai sẽ viết nội dung, xử lý hình ảnh và nhập dữ liệu ban đầu.
Website tham khảo cũng hữu ích nếu đi kèm nhận xét cụ thể. Thay vì yêu cầu “làm giống trang này”, hãy chỉ ra điều muốn học hỏi: menu dễ tìm, cách trình bày sản phẩm rõ ràng hay biểu mẫu liên hệ gọn. Đơn vị thiết kế sẽ có cơ sở đề xuất giải pháp phù hợp với thương hiệu và nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên cử một người tập hợp ý kiến và trao đổi thường xuyên với đơn vị thiết kế. Đồng thời, cần xác định ai duyệt giao diện, ai kiểm tra nội dung và ai sẽ quản trị website sau bàn giao. Nếu nhiều người cùng góp ý mà không có đầu mối chốt phương án, tiến độ dễ bị kéo dài.
Trước buổi làm việc, hãy chuẩn bị khoảng ngân sách dự kiến và thời điểm mong muốn đưa website vào sử dụng. Nếu website cần kết nối với phần mềm bán hàng, hệ thống đặt lịch hoặc công cụ đang dùng, hãy ghi tên hệ thống và mô tả mục đích kết nối. Chưa cần tự đưa ra phương án kỹ thuật; đơn vị thiết kế sẽ đánh giá khả năng thực hiện sau khi nhận đủ thông tin.
Khi liên hệ một công ty thiết kế web, doanh nghiệp có thể gửi trước bộ thông tin này để buổi tư vấn tập trung vào những điểm còn cần làm rõ. Kết quả cần đạt sau buổi làm việc là một phạm vi dự án cụ thể, danh sách tài liệu mỗi bên phải chuẩn bị và bước tiếp theo để nhận đề xuất triển khai.